Eventos: comunicación 360º

Cuando estamos planificando la ejecución de un evento debemos focalizar nuestro trabajo no solo en establecer su fecha, la localización, qué ponentes habrá, cómo queremos diseñar la escenografía, si necesitamos medidas de seguridad especiales, etc., sino que también debemos tener en cuenta un plan de comunicación para el mismo.

Este plan de comunicación debe contemplar el pre evento, el evento y el post evento. La estrategia y las acciones a realizar serán diferentes en función del momento en el que nos encontremos. ¿Nos acompañas en el proceso?

La comunicación del pre evento

Este paso será fundamental para crear interés y expectativas entre el público al que va dirigido el evento. Por tanto, antes de lanzarnos a enviar mensajes o a hacer publicidad 2.0 o convencional, deberemos tener claro:

  • Cuál o cuáles son los objetivos del evento: presentación de un nuevo producto o servicio; evento de formación; evento de networking, etc.
  • Quién es el público objetivo: como siempre que nos planteamos una estrategia de comunicación, cuanto más definido esté el público al que nos dirigimos, con más facilidad podremos llegar a él.
  • Dónde está ese púbico objetivo: ¿está presente en redes sociales? ¿es más fácil llegar a él por otras vías? ¿cuáles?

¿Hemos respondido ya a todas las preguntas anteriores? Entonces es el momento de comenzar con la estrategia de comunicación del pre evento.

  • Crear una web, una app o una web app, según consideremos. Esta será la plataforma principal de información y contará con todos los detalles del evento, desde lo más general hasta lo más específico. Un buen “truco” para saber qué contenido debe tener es contestar a este pregunta: “cuando yo me inscribo o busco información sobre un evento en una web, ¿qué es lo que considero imprescindible que debo saber?”.
  • Dinamizar el contenido de la web y su información a través de redes sociales. ¿Cuáles? ¿Todas? ¿Es imprescindible? Las respuestas a estas preguntas ya las sabremos si hemos hecho bien “los deberes” del inicio de este artículo. Además, la dinamización a través de redes sociales derivará tráfico a la web del evento a través de las URLs personalizadas. ¡Ah! Y este es el momento de comenzar a utilizar los hashtags que se van a usar para este evento: no hay que olvidarse de comunicarlos de forma clara en todos los mensajes.
  • Publicidad 2.0. Si la mayoría de nuestro público está en la red, una buena estrategia será hacer publicidad a través de Google Adwords, Facebook Adwords, etc., en función de dónde se mueve el público al que nos dirigmos.
  • Combinación de publicidad y publicity convencional. No podemos olvidarnos que los medios de comunicación convencionales (bien en sus versiones online como offline) siguen atrayendo a gran cantidad de público. Por eso, no es descabellado pensar en hacer publicidad tradicional en ellos o combinar la publicidad con publicity (reportajes sobre el tema principal del evento, entrevistas a los ponentes y patrocinadores, etc.).
La comunicación del evento

La comunicación previa a nuestro evento ha sido todo un éxito y tenemos el aforo completo. ¡Enhorabuena! Ahora comienza otra de las etapas imprescindibles en todo evento que se precie: comunicar lo que allí está ocurriendo. No podemos olvidar que de cara a nuestra imagen de marca, este paso es muy importante y fundamental para que patrocinadores y colaboradores confíen en nuestro saber hacer en futuras ocasiones.

En este punto, la inmediatez es clave. Y para ello tenemos una perfecta aliada en la tecnología:

  • Redes sociales. No sólo se trata de comunicar desde la o las cuentas propias del evento, tanto tendremos que monitorizar qué se está diciendo del evento desde otros perfiles y cuentas. Para ello, es fundamental hacer un seguimiento del hashtag del evento y poder compartir y contestar a posibles dudas que se estén planteando en tiempo real.
  • Vídeo en directo. Herramientas como Periscope, Facebook Live o vídeos de Instagram son grandes aliadas para comunicar, en pequeñas píldoras, intervenciones clave de algún ponente o el ambiente que se respira en el evento.
  • Streaming. Hoy en día, retransmitir un evento en directo a través de su web oficial nos permite poder llegar a mucho más público interesado en el mismo. Hay ocasiones en que, bien por una cuestión geográfica, bien por incompatibilidad de agenda, hay personas que no pueden estar in situ en el lugar en el que se desarrolla nuestro evento y darles la oportunidad de seguirlo en tiempo real, es un acierto.
  • Difusión en medios de comunicación. Invitar a los medios de comunicación a la inauguración del evento nos puede asegurar tener una reseña sobre el mismo al día siguiente en un periódico o el mismo día en algún programa de radio o televisión. Si, además, facilitamos entrevistas a ponentes, a patrocinadores o a asistentes, los medios de comunicación nos los agradecerán.
La comunicación del post evento

El evento ya ha terminado y ha sido todo un éxito. Tanto asistentes como ponentes se han ido con un buen sabor de boca y las empresas patrocinadoras están satisfechas. ¿Podemos ya dar por finalizado el plan de comunicación? Rotundamente, no. La comunicación post evento es la última pero no menos importante etapa de nuestra estrategia. Además, si queremos que el evento que hemos organizado se vuelva a repetir periódicamente, esta comunicación tiene todavía más sentido.

  • Envío de las presentaciones. Las personas asistentes seguro que agradecen poder tener las presentaciones de los ponentes. Este envío se puede hacer vía email o se pueden publicar en la web oficial del evento.
  • Vídeos del evento. También es de agradecer que se edite un vídeo resumen del evento (o varios vídeos, en función de la duración del evento) y que se difunda a través de la web oficial, a través de redes sociales, etc.
  • Encuesta de calidad. Para la organización del evento siempre es útil conocer de primera mano cuál es la opinión de las personas asistentes al mismo. Por ello, enviar una encuesta de calidad nos puede ayudar a mejorar aquello que se evalúa menos y fortalecer aquellos aspectos que son los más valorados. Probablemente, no todas las personas asistentes nos darán su opinión, pero qué menos que intentarlo, ¿no?
  • Resumen final a los medios de comunicación. Si desde el principio de nuestra estrategia hemos contado con ellos, también debemos hacerlo ahora al final. Enviarles una nota de prensa con un resumen del evento, con imágenes, algún corte de audio e, incluso, algún vídeo, puede ser de gran utilidad para ellos y para nosotros como organizadores, puede suponer aparecer en una noticia de alcance.

Como veis, el plan estratégico de comunicación de un evento no se puede dejar para última hora y debe ir desarrollándose en paralelo al resto del evento. En este artículo os hemos ofrecido algunas ideas que no podemos dejar pasar por alto, pero si necesitáis conocer más a fondo cómo elaborar una estrategia de comunicación para un evento no dudéis en poneros en contacto con bitubi comunicación.

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