Comunicación: nos seguimos sorprendiendo

junio 07, 2019
bitubi comunicación

Cuando pensamos que nada nos va a sorprender, “zasca”, otra vez hay algo que vemos, que leemos o que escuchamos y que nos deja ojipláticas. Como solemos decir, habrá que verlo por el lado positivo porque si todo el mundo lo hiciera bien, nos quedaríamos sin trabajo.

¿A dónde queremos llegar con esto? A que nos sigue sorprendiendo que, tanto las nuevas generaciones como las no tan nuevas, tengan tantas carencias en comunicación, sobre todo a la hora de hacer una presentación, dar una conferencia o presentar un proyecto. En más de una ocasión hemos hablado en el blog de bitubi comunicación sobre lo importante que es comunicar correctamente, sobre las claves para una correcta comunicación oral, una correcta comunicación no verbal o una correcta comunicación escrita.

La comunicación como asignatura

Tener conciencia de qué vamos a decir, cómo lo vamos a decir y a través de qué medio, debería ser un tema troncal en varias de las etapas escolares y deberíamos seguir formándonos en ello a lo largo de toda la vida. Así, por ejemplo, en los entornos educativos de los países anglosajones es lo más normal que entre las asignaturas que estudian hay una o varias dedicadas a la comunicación, con especial importancia a la comunicación oral. De ahí que sean tan conocidos y otorguen tanto prestigio a sus participantes los grupos de debate universitarios.

Volviendo a nuestro día a día, vamos a hacer una similitud: cuando tenemos que hacer un regalo, intentamos que su envoltorio también esté cuidado al detalle, ¿verdad? Esto es lo mismo: podemos tener la mejor idea del mundo, haber desarrollado un proyecto que nos ha llevado meses o haber organizado un evento muy interesante, pero si a la hora de la verdad no lo envolvemos en un papel de regalo bonito y que llame la atención, lo más probable es que todo nuestro esfuerzo no se vea recompensado. En este artículo nos vamos a centrar en desarrollar ese envoltorio bonito en una comunicación interpersonal, independientemente de que tengamos en frente a 1 o a 300 personas.

La comunicación interpersonal

Photo by Jaime Lopes on Unsplash

Lo primero que hay que tener en cuenta es que la persona o personas que tenemos delante cuando queremos presentar un proyecto, una idea o cuando nos están escuchando en una ponencia, nos están dedicando un tiempo que, en muchas ocasiones, es muy valioso para ellas. Ya simplemente por esto tenemos que dar lo mejor de nosotros mismos. Y, como si fuera una más de las tareas previas, tenemos que preparar ese momento al mínimo detalle.

Esto es como una obra de teatro en la que existe un guion, actores principales y secundarios, vestuario, escenografía, música, etc.

El guion

Una imagen vale más que mil palabras pero, si no se refuerzan con palabras, el mensaje calará menos. Así que vamos a pensar bien cuál es el objetivo que tenemos y, en función de ese objetivo, estableceremos todo nuestro argumento: organizaremos tus ideas, investigaremos al público que vamos a tener delante y decidiremos el lenguaje y el tono que vamos a utilizar. Escribiremos un guion, lo leeremos y lo editaremos tantas veces como sea necesario. Después, nos aprenderemos el discurso y lo ensayaremos como si fuéramos un actor de Hollywood, en voz alta y delante de un espejo.

Actores principales y secundarios

El elenco de nuestra obra de teatro tiene un actor o actriz principal: nosotros mismos. Y es sobre nosotros sobre quienes recae el principal peso. Pero, además, hay actores y actrices secundarias, bien el resto de ponentes del evento si es un evento con más de un ponente, bien el público que ha acudido a escucharnos. Y, como tales, también tienen derecho a tener su papel: vamos a interactuar con el público y vamos a hacerles preguntas para introducirles en nuestra “obra de teatro” y conseguir que sean parte activa de ella. Para esto, nada mejor que saber con anterioridad a nuestro estreno qué tipo de público vamos a tener delante: ¿son profesionales de nuestro sector o de otros sectores, son estudiantes, es público en general?

Cómo vestirnos

Saber a qué tipo de público vamos a dirigir nuestro mensaje también nos puede ayudar a decidir cómo ir vestidos. Es muy diferente hacer una presentación de una nueva empresa o un nuevo producto delante de autoridades o responsables de empresas de nuestro sector que hacer una presentación en un entorno más cercano, con personas a las que conocemos o con estudiantes. Sea el caso que sea, tenemos que tener en cuenta que si nuestro público se siente identificado con nuestra forma de vestir, habremos conseguido que nos sientan como “uno más” y su atención hacia nosotros será mayor.

Conozcamos el escenario

Es muy importante conocer con anterioridad el escenario en el que va a tener lugar nuestra presentación: si es una sala de reuniones de dimensiones reducidas, si es un salón de actos grande, si es un espacio diáfano, etc., y también es importante que conozcamos cómo están distribuidos los diferentes elementos. Podemos preguntar a la organización si vamos a disponer de un atril o no, si vamos a tener micrófono de mano o vamos a tener las manos libres, si nuestro público va a estar a nuestra misma altura o en un plano inferior

Además, si vamos a tener un apoyo gráfico, también es útil saber dónde queda la pantalla de proyección, si queda detrás, si es en un lateral, etc. Toda esta información la podemos preguntar a la organización o, si no es posible, podemos buscar en internet eventos pasados en el mismo espacio para hacernos una idea lo más aproximada posible de cómo será ese espacio.

Y, por favor, por favor, por favor: ¡no escribas con faltas de ortografía! Si tienes dudas sobre cómo se escriben algunas palabras, recurre a los miles de diccionarios que tenemos disponibles online o recurre al diccionario en papel de toda la vida. Pero, te lo repetimos: por favor, por favor, por favor: ¡no escribas con faltas de ortografía!

Los efectos especiales

Una entrada triunfal es sinónimo de éxito. Podemos comenzar nuestra locución con una pregunta, con un dato interesante o con un vídeo potente. Y, después, vamos a presentarnos: al público le gusta saber a quién tiene delante. Es posible que nos hayan presentado ya antes de salir al escenario, pero podemos ampliar esa presentación con alguna anécdota de nuestra trayectoria profesional o con algún dato más personal.

Hacia la mitad de nuestra presentación podemos recopilar los datos más importantes que hayamos dicho hasta ese momento; para ello, vamos a recordar cuál es ese objetivo que nos marcamos a la hora de escribir nuestro guion y vamos a reforzar esa idea con ese resumen. Podemos valernos de herramientas gráficas muy sencillas como infografías, vídeos animados basados en metodologías tipo visual thinking, etc.

Y, por último, pero no menos importante: no podemos olvidarnos de controlar el tiempo de nuestra charla y ceñirnos a los minutos que nos han dado para ella. Pensemos en esos actores y actrices que, al recoger un premio, se extienden tanto que desde la organización les tienen que llamar la atención para decirles que abandonen el escenario. ¡No podría haber peor final!

 


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